שירותי HR מרכזיים בפעולה

(תמונה: שאטרסטוק)

מזל טוב! החברה החליטה לעשות את המעבר לשירותי HR מרכזיים. אבל מה הלאה? כיצד גורמים לזה לקרות? מורן דהן, דירקטורית בכירה בקבוצת נירם גיתן ומומחית בתחום ה-HR Shared Services, מסכמת את היום ה-2 לכנס HR Shared Services שמתקיים השבוע בשיקגו

החברה החליטה לעשות את המעבר לשירותי HR מרכזיים. אבל מה הלאה? כיצד גורמים לזה לקרות? ישנם 3 שלבים שדובר עליהם בכנס:

שלב ראשון: תכנון

• בחינת מודלים מוצלחים של שירותי HR מרכזיים
• חשיבה ראשונית על השירותים שכן ו/או לא יינתנו במודל שירותי ה-HR בחברה שלכם
• אפיון והגדרת תהליכים עסקיים, סטנדרטים ונהלי עבודה
• זיהוי התהליכים שצריכים להיות אוטומטיים
• בחירת הטכנולוגיה הרב-ערוצית שתתמוך בטרנספורמציה: מערכת HRIS (תיקי עובדים), כלים דיגיטליים שייתמכו בתהליכי שירות עצמי, פורטל ארגוני ועוד
• הגדרת מבנה ארגוני תומך
• הגדרת תהליכי בקרה ומדידה
• בניית אסטרטגיה מקיפה לתקשור השינוי

שלב שני: הוצאה לפועל של מודל שירותי HR מרכזיים

• הוצאה לפועל של תוכנית התקשור אל מול כל בעלי העניין
• זיהוי סוכני השינוי ורתימתם לתהליך
• הגדרת טווח קצר וטווח ארוך ולזהות “הצלחות מיידיות”

– בניית דגמי HRSSO גמישים וניתנים להרחבה לשיפור

• טיפוח תרבות של שיתוף פעולה על ידי יצירת מטרות משותפות ותלות הדדית הדדית
• מינוף אוטומציה מבלי להקריב את מגע אנושי – שינוי חווית לקוח באמצעות אוטומציה של הדור הבא
• וידוא כלים אוטומטיים חדשים לייעול שביעות רצון והגברת יעילות

שלב שלישי: הבטחת ההצלחה לטווח ארוך

• מדידה ותקשור הצלחת הטמעה לאורך זמן ובאופן קבוע

– מפה ופשט את חוויית השימוש

– השתמש בסקרי שביעות רצון עובדים ומנהלים

– זהה את הדרישות של היחידות העסקיות ולהגיב בהתאם

• בחינה מתמדת של חווית העובד וזיהוי נקודות להשבחת החוויה
• האם HRBPs ממשים את תפקידם כשותפים עסקיים
• בחינה האם יש לך את האנשים הנכונים במקום הנכון (HRBPs וצוות שירות HR מרכזי)
• העצמת העובדים בצוות שירות HR מרכזי למיקוד בחוויית הלקוח וחשיבה של פותר בעיות

מה השלב הקריטי?

תהליך הקמה והטמעה של SSO מורכב מאוד, ואני רוצה להתמקד בשלב השלישי – השלב של הטווח הארוך. בתהליכי שינוי אנחנו “עיוורים” מהרבה הפרעות של כאן ועכשיו ואנחנו מחכים להגיע  לעלייה לאוויר והתחלת עבודה. אנו מתקשים לשאת את המחשבה שהעבודה לא מסתיימת אחרי העלייה לאוויר, אלא נדרשת עבודת מדידה והתאמה מתמשכת.

אז לסיכום היום ה-2 של הכנס, הנה מספר טיפים:

• לא להיות מאוהבים בפתרון שלכם. להמשיך לבדוק למדוד ולשנות בהתאם
• תפישת העבודה של שירות HR מרכזי במהותה היא חסכון ושיפור – ולכן צריך לבחון כיצד ניתן לשפר והגדיל את הערכים המוספים של המרכז שירות
• בהרבה מודלים של SSO עולים לאוויר עם חלק מהשירותים ואח”כ מוסיפים עוד ועוד שירותים
• לדבר עם הלקוחות ולמדוד ביצועים – כי רק ככה אפשר לדעת כיווני פעולה
• לבחון את המבנה הארגוני של מוקד השירות והאם האנשים הנכונים נמצאים איתנו
• להכשיר ולשכלל את היכולות של צוות העובדים ב-SSO כחלק משדרוג השירותים