HR&IT: כשטכנולוגיה ומש"א נפגשים בארגון

מה השתנה בעשורים האחרונים בעבודת משאבי האנוש? כיצד טכנולוגיה מתקדמת ומנהלי מערכות מידע (IT) יכולים לתרום לעבודת ה-HR והארגון כולו? מורן דהן, דירקטורית בכירה בקבוצת נירם גיתן, עם התשובות

לקראת סיום העשור השני של המאה ה-21, אנו נמצאים בתקופה מרתקת, כאשר המדובר בהתפתחות מערכות תומכות בתחום המשאב האנושי. המערכות החדשות אינן מתייחסות רק ליחידות HR, אלא מקיפות את כלל בעלי העניין בארגון – הנהלה, מנהלים, עובדים, ויחידות HR.

ניתן להבחין בתפקיד המשמעותי של המערכות עבור כל בעלי עניין:

עבור הנהלת הארגון

מערכות HR מחזיקות Data ארגוני חשוב. יכולות ניתוח וחיזוי הופכות להיות משמעותיות בתהליכי קבלת החלטות כגון, שינוי מיקומה הפיזי של החברה והשפעת השינוי על העובדים הקיימים (עלות עזיבת עובדים אל מול עלות החיסכון בשכירות), ניתוח מגמות גיוס, עזיבה, גיוון תעסוקתי, הערכות עובדים ועוד.

עבור המנהלים

שנדרשים כיום לביצוע כמות גדולה יותר של משימות ודרגות אחריות, כלים טכנולוגיים הופכים להיות קריטיים. המנהל כיום נדרש לנהל את ההון האנושי, למשב, ללמד, לפתח ולאפשר סביבה של צמיחה. על כן דורש המנהל ממערכות המידע אשר ברשותו לתמוך בו באמצעות כלים פשוטים ויעילים בביצוע מטלותיו המרובות והמורכבות הקשורות, כמעט תמיד, בהון האנושי.

עבור העובדים

 המערכת הארגונית היא עוד כלי שהעובד מצפה לקבל בסל השירותים של הארגון. בדיוק כפי שביום-יום, העובד משתמש בסמארטפון כדי לבדוק את חשבון הבנק או כדי לראות / לשתף סרטון ב-You Tube, כך הוא מצפה לקבל כלי פשוט שירכז עבורו את מכלול השירותים שהארגון מספק לו. באמצעות כלי זה יוכל העובד ללמוד, לבצע הערכה עצמית, לשנות פרטים אישיים ועוד.

עבור קבוצות ה-HR

שעברו בעשורים האחרונים שינויים מרחיקי לכת, מגוף מנגנון ומשק לגוף המוביל את ההון אנושי בארגון ושותף בעיצוב והוצאה לפועל של אסטרטגיה. עבורן, הטכנולוגיה מאפשרת לשחק במשחק הארגוני-אסטרטגי.

ארגונים המצליחים לתכנן ולהטמיע כלי טכנולוגיה לניהול ההון אנושי, מתמודדים בצורה אפקטיבית יותר עם תחרות גוברת, תהליכי גלובליזציה, כובד ידה המחודש של הרגולציה, הגיוון התעסוקתי והיכולת לנוע בצורה גמישה אל מול שינויים נדרשים.
לאור זאת, גופי מערכות מידע חייבים לבחון את מפת הדרכים שלהם בהיבטי הטכנולוגיה של HR. עליהם לשאול: מהו חזון ה-HR בארגון? מהי תמונת הנוף הטכנולוגית העתידית הרצויה? על מנת להשיגם, ובפשטות, עליהם להיות ברורים.

אסטרטגיית HR – כן! חשוב למערכות מידע!

קיומה של אסטרטגיית HR ברורה ומוגדרת, מהווה בסיס להבנה כיצד טכנולוגיה עשויה לתמוך בה. עלינו לבחון ולזהות היכן נמצאים “כאבי הראש” המרכזיים:

• אילו תהליכים ויישומים מעכבים את קידום האסטרטגיה (בקשות ידניות, התעסקות עם ניירת, וכולי)?
• איזו טכנולוגיה אינה עונה על הצרכים הארגוניים של מערכות מידע, משאבי אנוש ושל המשתמשים בה?

תחום משאבי אנוש מורכב מכ-50 תחומי התמחויות שונים. מרבית החברות מתמקדות בדבר אחד, או שניים, כדי לשפר את תהליכי משאבי אנוש. אם מדובר על חברה בצמיחה מהירה, היא כנראה תתמקד בתשתיות גיוס ופחות במנהיגות. מאידך, חברה גדולה או בירוקרטית, כנראה תתמקד ביצירת תקשורת והגברת אחריות העובדים ופחות בתשתיות גיוס, אך יכול להיות שיש איזורים אחרים בהם חשוב לתמוך. הנסיון מראה שיש הרבה דברים לשפר בארגונים, אך המפתח הוא להתמקד אך ורק בנושאים אקוטיים ל-12 עד 18 החודשים הבאים, המבוססים על סדר העדיפויות הארגוניות, ובמקביל לתכנן את ההיערכות לשלב הבא בניית מפת דרכים בהתאם להיבטים תהליכיים ו/או טכנולוגיים, על פני תקופת זמן, מסייעת לבנות תכנית פעולה העונה על האתגרים. מפת דרכים מדגישה באילו תהליכים יש לטפל ובאיזה סדר.

טיפים ליישום

צרו “ניצחונות מהירים” (Quick Wins) אשר ישפיעו על יישום מפת הדרכים: פתרון 2-3 בעיות עסקיות קטנות, אך מתסכלות, בראשית התהליך, מהווה דרך מצויינת להטמעה ויצירת “יחסי ציבור” טובים למערכת עימה בחרתם לעבוד. כמו כן מסייעים “הנצחונות המהירים” בתהליך ניהול השינוי, שכן עובדים המעורבים בתהליך זה חווים שינויים חיוביים כבר בשלב מוקדם. כמקבל החלטות עסקיות, מנמ”ר מעוניין להשקיע בפתרון התורם למטרות העסקיות של הארגון כגון: צמיחה, רווחיות, או יעילות.

אינטגרציה עשויה להוות שחקן חשוב בבניית מפת הדרכים. ההבנה כיצד כל החלקים בפאזל מסתדרים יחדיו מסייעת בהבנה היכן קיים ערך מוסף. וכפי שאמרה תמר יסעור, מנהלת הדיגיטל של בנק לאומי: “הפתרונות של היום צריכים להיות “פשוטים כמו Apple, חכמים כמו Google, וזמינים כמו WhatsApp”, ואז גם תהליך ההטמעה והשינוי הוא קל ומוצלח הרבה יותר.