כיצד לכתוב תכניות עבודה בעולם בהפרעה?

בעולם שכל הזמן משתנה, האם יש בכלל טעם לכתוב תכניות עבודה מסודרות? רם יאולוס, מנכ”ל קבוצת נירם גיתן NGG, מסביר כי הארגון צריך להתנהל בגמישות ויעילות, לא לוותר על תכנון מקדים ולהסתגל לשינויים במהירות

ארגונים מתמודדים היום עם קצב שינויים הולך וגובר ורמת אי ודאות שלא הכירו מעולם. האם מודלי התכנון והחשיבה המקובלים עדיין רלוונטיים? מה נדרש לקחת בחשבון כשניגשים לתהליך התכנון? מה עדיין רלוונטי ואיפה נדרשת חשיבה מחדש?

ישנם 4 נושאים שכדאי לקחת בחשבון כשניגשים לגיבוש תכניות העבודה בעולם בהפרעה:

1. תכנון – אופק, קצב ותדירות

אופק התכנון התקצר מאד ולכן:

• נדרש לעקוב ולעדכן את תכניות העבודה באופן רציף לאורך השנה
• הארגון חייב לתכנן מחדש את חלוקת הסמכויות והקצאת המשאבים
• גם תהליכי הבקרה צריכים להתאים את עצמם – הבקרה חייבת להיות רציפה ואינה יכולה להתבצע בדיעבד, שכן זה כנראה כבר מאוחר מדי

הנהלת הארגון חייבת להיזהר מתחושה ששום דבר לא יציב ולכן אין משמעות לתכנון. אנשים נוטים להיסחף עם תחושות שממילא עד שיסיימו לתכנן, הכל ישתנה, וממילא אין משמעות ליעדים כי התנאים ישתנו. ההיפך הוא הנכון. הכל באמת ישתנה, אבל זה רק מעלה את הצורך בתכנון פרטני המתעדכן בטווחי זמן קצרים. עומק התכנון עולה ותדירות העדכון עולה גם כן.

כל ארגון צריך להתאים את מתודולוגיית התכנון שלו ולחשוב שוב על הדברים הבאים:

– מה דורש העמקה?

– מה אפשר להשאיר במסגרות ולעדכן לפי צורך?

– האם היעדים הנקבעים מסורתית עדיין מתאימים?

– האם הבקרה אפקטיבית?

2. אי ודאות וניהול סיכונים

מה שברור הוא שמגוון הסיכונים עלה, ורמת אי הוודאות עלתה, מה שמקשה עוד יותר על תהליך התכנון בארגונים. ניהול הסיכונים כיום, לא דומה למה שהיה נהוג בעבר הלא רחוק. כיום מדובר במנגנון שעוטף את כלל פעילות הארגון. כל יחידה ויחידה צריכה להמדד גם במדדי סיכון, זאת בנוסף לעמידה ביעדים ושאר המדדים העסקיים והארגוניים.

מה צריך לעשות?

• לאפיין ולהגדיר את מירב מרכיבי הסיכון ואי הוודאות שניתן להעלות על הדעת – לאלו נדרש להכין תכנית התמודדות וזאת מתוך ידיעה שיופיעו סיכונים לא צפויים וגם אלו שצפינו לא יתנהגו כמו שחשבנו.
• לבנות תכנית לניהול סיכונים העוסקת בהשלכות הסיכונים הבלתי צפויים – מה משך ההתאוששות האירגונית? ומה עלות הטעות שארגון יכול לספוג – במונחי אבדן עסקים ובמונחי נזק כלכלי? שני המדדים – התאוששות ועלות הטעות, הם מדדים מרכזיים שיש לאמץ בתהליך החשיבה הארגוני בכל תחום.
• להגדיר את היקף האיומים שהארגון מסוגל להתמודד עימם בו זמנית, במונחי התאוששות ועלות הטעות.

3. גמישות ויעילות – המשקל הארגוני

הרבה עוסקים ב”ארגון הגמיש”, אך מה המשמעות האמיתית של המושג? האם באמת ארגון מסוגל להתאים עצמו במהירות לשינויים?

בחשיבה קדימה מומלץ לכל ארגון לאמץ מדדים של יעילות אירגונית. המדדים הוותיקים של עלות ליחידה נמכרת, עלות ליצירת הכנסה ודומיהן, כנראה כבר לא יספיקו.

ארגון נדרש למדדי יעילות נוספים המצביעים על שיפור הביצועים שלו כמו:

• “מדד התייעלות אירגונית” – מדד שמטרתו לנטר את הירידה במשקל האירגוני הכולל לאורך זמן.
• מדד הגמישות / “עלות השינוי” – כמה יעלה שינוי במקום מסוים במקרה הצורך (עלות פירוק יחידה אירגונית ועלות הקמה של יחידה חדשה).

4. הסתגלות לשינוי – ניהול השינוי

ניהול השינוי הוא מושג ותיק ומוכר. אנו חיים כבר עשרות שנים בעולם של שינויים, יחד עם זאת תדירות, קצב ומהירות השינוי הפכו כבר לרצף המכביד יותר ויותר על ארגונים. הלחץ הנוצר עולה וכושר ההתמודדות שלהם מוגבל. היכולת הארגונית להסתגל לשינוי מורכבת ממימדים שונים, חלקם כלל אירגוניים וחלקם אגרגציה של יכולות היחידות הקיימות.

• ברמת היחידות הקיימות – ארגון יכול לאמץ ולהטמיע מדד של מוכנות לשינוי
• ברמת כלל הארגון – נדרשת בחינה של כלל המוכנות של המשאב האנושי והתאמת מאפייני ההון האנושי לשינוי

שורה תחתונה, מאפייני התכנון משתנים, האופק מתקצר, הסיכון ואי הודאות עולים ויחד עם אלו רצוי לאמץ מתודולוגיות תכנון חדשות.